Regulamin
Wypraw oraz zlotów astronomicznych
Definicje
1.1. Wyprawa astronomiczna – grupowy prywatny wyjazd astronomiczny mający na celu zwiedzanie, obserwacje lub fotografowanie zjawisk astronomicznych na całym świecie.
1.2. Zlot astronomiczny – grupowy prywatny wyjazd astronomiczny obserwacje lub fotografowanie zjawisk astronomicznych w Polsce.
1.3. Organizator – osoba lub grupa osób odpowiedzialna za przygotowanie i przeprowadzenie zlotu astronomicznego, w tym przypadku firma AstroCD - Sylwia Substyk, z siedzibą w Chorzowie, ul. Armii Krajowej 94/6, 41-506 Chorzów, zarejestrowana przez Prezydenta Miasta Chorzowa pod numerem 28361 w dniu 3 listopada 2010 roku. NIP: 627-234-27-17, Regon: 241769969. Adres do korespondencji: Sylwia Substyk, ul. Karola Miarki 15a/6, 41-500 Chorzów, tel. 880-184-000.
1.4. Uczestnik – osoba, która zgłosiła swoje uczestnictwo w wyprawie/zlocie astronomicznym oraz opłaciła wpisowe. Uczestnikiem może być osoba, któa nie należy do Polskiego Towarzystwa Miłośników Astronomii.
1.5. Patron – Polskie Towarzystwo Miłośników Astronomii z siedzibą w Krakowie, ul. Miodowa 13a/35, 31-055 Kraków, zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem 0000065916. NIP: 676-010-22-74, Regon: 000804046, pełni rolę patrona merytorycznego i naukowego zlotu.
1.6. Wpisowe – opłata za uczestnictwo w wyprawie lub zlocie astronomicznym, która pokrywa koszty organizacyjne (zakwaterowanie i inne).
Zasady ogólne
2.1. Uczestnictwo w wyprawie/zlocie astronomicznym jest dobrowolne. Każdy uczestnik bierze udział na własną odpowiedzialność, oświadczając jednocześnie, że jest osobą pełnoletnią. Osoba niepełnoletnia może uczestniczyć w wyprawie/zlocie pod warunkiem, że znajdzie się pełnoletnia osoba, która za będzie za nią odpowiedzialna.
2.2. Warunkiem uczestnictwa jest dokonanie zgłoszenia poprzez wskazany formularz rezerwacyjny w wyznaczonym terminie oraz wniesienie zadatku lub pełnej wpłaty za pobyt/uczestnictwo. Informacje o terminie i zadatku wskazuje organizator.
2.3. Wyprawa lub zlot astronomiczny odbywa się zgodnie z programem dostępnym na stronie internetowej www.astrocd.pl.
Organizator dołoży staranności, aby program wyprawy/zlotu został zrealizowany w całości, jednak nie ponosi odpowiedzialności za zmiany spowodowane czynnikami niezależnymi, takimi jak warunki pogodowe.
2.4. W przypadku wypraw zagranicznych uczestnicy zobowiązani są do posiadania ważnego paszportu lub dowodu osobistego oraz dopełnienia wszelkich formalności wymaganych przez państwo docelowe.
2.5. Biorąc udział w Wyprawach zagranicznych uczestnik zobowiązuje się do:
● posiadania aktywnego konta w Revolut Bank;.
● karty EKUZ (dotyczy Unii Europejskiej);
2.6. Organizator może wymagać dodatkowych dokumentów, takich jak zaświadczenia zdrowotne, polisy ubezpieczeniowe czy zgody opiekunów prawnych dla osób niepełnoletnich.
2.7. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za znajomość i przestrzeganie przepisów prawa kraju, na którego terytorium odbywa się wyprawa.
2.8. Wyprawa/zlot ograniczony jest pod względem ilości osób.
2.9. Zabrania się przeszkadzania innym uczestnikom wypraw/zlotów w obserwacjach i sesjach astrofotograficznych. Korzystanie z zielonych laserów dozwolone jest tylko wtedy, gdy nikt nie fotografuje nieba. Przed użyciem warto zapytać innych uczestników o zgodę oraz poinformować, w który rejon nieba laser będzie skierowany.
2.10. Zabronione jest:
a) używanie środków odurzających,
b) zakłócanie ciszy nocnej oraz porządku obozowiska;
c) niszczenie sprzętu, terenu lub mienia innych uczestników;
d) nieuprawnione korzystanie ze sprzętu innych osób.
2.11. Prosimy o niepalenie w miejscach publicznych, w których przebywają inni uczestnicy.
2.12. W przypadku wypraw zagranicznych, każdy z uczestników dokonuje zakupu biletów lotniczych na swój rachunek. Organizator może pomóc w ich zakupie (wymagana przepłata).
2.13. Reklamacje uczestników należy zgłaszać na piśmie w trakcie trwania wyprawy/zlotu lub w ciągu 14 dni od jej zakończenia.
2.14. Podczas niektórych wypraw (ewentualnie zlotów) wykonywane są okolicznościowe bluzy i koszulki. To, które wyprawy/zloty są objęte programem blub i koszulek, podane jest w ofercie wyprawy/zlotu.
2.15. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny, szczególnie w przypadku braku miejsc, wcześniejszych naruszeń regulaminu lub niekompletnych danych.
Wpłaty i rezygnacja
3.1. Wpisowe (zadatek lub pełna wpłata) jest wymagane od każdego uczestnika. Opłatę należy uiścić na rachunek bankowy organizatora w terminie podanym na stronie internetowej lub w treści e-maila potwierdzającego przyjęcie zgłoszenia. Wszystkie opłaty związane ze wyprawą/zlotem (dopłaty, zwroty) należy konsultować wyłącznie z organizatorem.
3.2. Rezygnacja uczestnika musi być zgłoszona pisemnie za pomocą formularza dostępnego na stronie www.rezygnacja.astrocd.pl. Zwrot wniesionej opłaty uzależniony jest od typu wyjazdu. Liczba dni obliczana jest na podstawie różnicy w dniach pomiędzy wysłaniem zgłoszenia rezerwacyjnego i zgłoszenia rezygnacji. W każdym przypadku pobierana jest 5% opłata organizacyjna.
W przypadku wypraw zagranicznych obowiązują następujące zasady zwrotu:
● jeżeli do wyjazdu pozostało więcej niż 150 dni, zwracamy 95% wpłat;
● jeżeli do wyjazdu pomiędzy pozostało pomiędzy 149-121 dni, zwracamy 80% wpłat;
● jeżeli do wyjazdu pomiędzy pozostało pomiędzy 120-91 dni, zwracamy 60% wpłat;
● jeżeli do wyjazdu pomiędzy pozostało pomiędzy 90-61 dni, zwracamy 40% wpłat;
● jeżeli do wyjazdu pomiędzy pozostało pomiędzy 60-31 dni, zwracamy 20% wpłat;
● jeżeli do wyjazdu pozostało mniej niż 30 dni, brak zwrotu;
W przypadku zlotów obowiązują następujące zasady zwrotu:
● jeżeli do wyjazdu pozostało więcej niż 90 dni, zwracamy 95% wpłat;
● jeżeli do wyjazdu pomiędzy pozostało pomiędzy 90-61 dni, zwracamy 80% wpłat;
● jeżeli do wyjazdu pomiędzy pozostało pomiędzy 60-31 dni, zwracamy 60% wpłat;
● jeżeli do wyjazdu pomiędzy pozostało pomiędzy 30-16 dni, zwracamy 40% wpłat;
● jeżeli do wyjazdu pomiędzy pozostało pomiędzy 15-7 dni, zwracamy 20% wpłat;
● jeżeli do wyjazdu pozostało mniej niż 7 dni, brak zwrotu;
3.3. Uczestnik ma prawo do sprzedania swojego miejsca innej osobie, która ją zastąpi, pamiętając w przypadku wypraw o kosztach przebookowania biletu lotniczego. Sprzeadż miejsca jest możliwa w dowolnym momencie do 7 dni przed wylotem. W przypadku chęci odsprzedania miejsca, należy skontaktować się z organizatorem, pisząc wiadomość e-mail na adres astrocd@astrocd.pl. Osoba, która odkupi miejsce musi, wypisać formularz rezerwacyjny oraz dokonac płatności na rzecz sprzedającego.
3.4. Wysokość zaliczki zostanie ogłoszona przez organizatora przed rozpoczęciem zgłoszeń.
3.5. Dodatkowe opłaty podczas wypraw to: paliwo do samochodów (rozliczane z głównym kierowcą), wyżywienie, własne wydatki, bilety wstępu.
3.6. Uczestnik zapewnia sobie indywidualnie i na własny koszt: w przypadku wypraw dojazd na lotnisko, sprzęt do obserwacji i astrofotografii, ciepłą odzież oraz inne usługi i świadczenia, które nie zostały wprost wymienione jako zapewnione przez organizatora w ramach opłaty.
3.7. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania wydarzenia z przyczyn niezależnych (siła wyższa, zagrożenie epidemiologiczne, ekstremalne warunki pogodowe itp.) i zobowiązuje się do zwrotu pełnej kwoty lub przeniesienia wpłaty na inny termin.
Zakwaterowanie i wyżywienie
4.1. Organizator zapewnia uczestnikom miejsce w wyprawie/zlocie w tym nocleg, śniadania (jesli są w ofercie), miejsce w samochodzie osobowym (na ogół SUV).
4.2. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad porządkowych obowiązujących na terenie wynajmowanych obiektów, w tym przede wszystkim ciszy nocnej.
4.3. Uczestnik jest zobowiązany do zajmowania miejsc zakwaterowania przydzielonych przez organizatora. Informacja o przydzielonym miejscu podawana kilka dni przed wyjazdem. Zmiana miejsc możliwa jest wyłącznie za zgodą zainteresowanych.
Bezpieczeństwo
5.1. Uczestnik bierze udział w wydarzeniu na własną odpowiedzialność.
5.2. W przypadku wypraw zagraniczych każdy z uczestników zostaje automatycznie ubezpieczony przez towarzystwo Signal Iduna. Ogólne warunki ubezpieczenia dostępne są na stronie. Organizator zapewnia obowiązkowe ubezpieczenie kosztów leczenia, asisstance, ochronę i pomoc prawną, ubezpieczenie transportu awaryjnego związanego ze zdrowiem do kraju zamieszkania, ubezpieczenie od następstwa nieszczęśliwych wypadków, koszty ratownictwa, uwzględnienie choroby przewlekłej (wykrytej lub niewykrytej), ubezpieczenie bagażu.
5.3. Zloty astronomiczne nie są ubezpieczane.
5.4. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad bezpieczeństwa oraz dbania o własne zdrowie i życie.
5.5. W przypadku wystąpienia sytuacji niebezpiecznej, uczestnicy zobowiązani są do niezwłocznego powiadomienia organizatora.
5.6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez uczestników powstałe podczas wyprawy/zlotu, przed i po wyprawie/zlocie, w trakcie dojazdu lub powrotu. Wszystkie roszczenia z tytułu szkód każdy uczestnik ponosi osobiście.
5.7. Organizator posiada zawsze przy sobie podręczną apteczkę z podstawowym wyposażeniem.
Ochrona środowiska
6.1. Uczestnicy zobowiązani są do dbania o środowisko naturalne i przestrzegania zasad ochrony przyrody.
6.2. Śmieci powinny być zbierane i segregowane zgodnie z zasadami obowiązującymi w wynajmowanych ośrodku czy też hotelu.
Odpowiedzialność za sprzęt
7.1. Uczestnicy są zobowiązani do odpowiedniego przygotowania sprzętu astronomicznego oraz przestrzegania zasad jego bezpiecznego użytkowania.
7.2. Uczestnicy są odpowiedzialni za wszelki sprzęt oraz przedmioty wartościowe, które zabrali ze sobą na wyprawę/zlot.
7.3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za pozostawiony bez opieki sprzęt lub zaginione rzeczy uczestników wyprawy/zlotu. Znalezione przedmioty podczas wyprawy/zlotu należy natychmiast przekazać organizatorowi lub właścicielowi obiektu. U nich również należy szukać w pierwszej kolejności zagubionych rzeczy.
7.4. Wspólne korzystanie ze sprzętu możliwe jest jedynie za zgodą właściciela.
Postępowanie w przypadku naruszenia regulaminu
8.1. Organizator zastrzega sobie prawo do wydalenia z wyprawy/zlotu uczestnika, który narusza postanowienia niniejszego regulaminu.
8.2. W przypadku wydalenia uczestnika z wyprawy/zlotu, opłata wpisowa nie podlega zwrotowi.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
9.1. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez organizatora w celu realizacji wyprawy/zlotu.
9.2. Organizator zobowiązuje się do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
9.3. Dane osobowe uczestników są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
9.4. Administratorem danych jest AstroCD - Sylwia Substyk, z siedzibą w Chorzowie, ul. Armii Krajowej 94/6, 41-506 Chorzów, zarejestrowana przez Prezydenta Miasta Chorzowa pod numerem 28361 w dniu 3 listopada 2010 roku. NIP: 627-234-27-17, Regon: 241769969. Adres do korespondencji: Sylwia Substyk, ul. Karola Miarki 15a/6, 41-500 Chorzów, tel. 880-184-000. Dane wykorzystywane są wyłącznie do celów organizacyjnych wydarzenia i nie będą udostępniane osobom trzecim bez zgody uczestnika.
Prawa autorskie i zgoda na wykorzystanie wizerunku
10.1. Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku przez organizatora w materiałach promocyjnych i informacyjnych dotyczących wypraw/zlotu.
10.2. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystywania fotografii, filmów i innych materiałów związanych ze zlotem w celach promocyjnych i informacyjnych na prowadzonych przez siebie stronach internetowych.
10.3. Uczestnik ma prawo do wykonywania zdjęć i publikowania ich pod warunkiem, że nie narusza to dóbr osobistych innych uczestników ani przepisów prawa.
Postanowienia końcowe
11.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.
11.2. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania i obowiązuje do odwołania lub zastąpienia nowym.
11.3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu. Uczestnicy zostaną poinformowani o zmianach w regulaminie przed rozpoczęciem wyprawy/zlotu.
Chorzów, dnia 19 maja 2025.