Na górę strony

Regulamin
zlotów i Wypraw PTMA


Regulamin zlotów i Wypraw Polskiego Towarzystwa Miłośników Astronomii

Regulamin wchodzi w życie w dniu 20 maja 2010 roku.
Ostatnia zmiana: 31 stycznia 2020

1. Organizatorem zlotów jest firma AstroCD (dalej: organizator) właściciel portalu i forum astronomicznego AstroCD. Polskie Towarzystwo Miłośników Astronomii jest głównym patronem merytorycznym i naukowym zlotu.

2. Uczestnikiem zlotów może być wyłącznie osoba prywatna (fizyczna). Uczestnik zlotu zobowiązuje się do poszanowania i akceptacji regulaminu ośrodka. Zastrzegamy sobie prawo do nie przyjmowania zgłoszeń od osób, które na poprzednich zlotach nie stosowali się do regulaminu. Decyzję o odrzuceniu zgłoszenia podejmuje organizator i przekazuje ją uczestnikowi wraz ze zwrotem opłaty, jeśli zdążył już ją przekazać.

3. Zlot będzie odbywał się według programu zlotu, który zostanie udostępniony na stronie internetowej http://www.forum.astrocd.pl. Wstępne wersje programu zlotu mogą być udostępnione wcześniej. Organizator dołoży należytej staranności, aby program zlotu został zrealizowany w całości, jednakże nie ponosi odpowiedzialności za zmiany w programie zlotu spowodowane czynnikami niezależnymi od organizatora, jak na przykład: warunki pogodowe, niewywiązanie się prelegenta (lub wykonawcy innych świadczeń programowych) ze zobowiązania do wykonania usługi.

4. Każdy uczestnik zlotów bierze udział na własną odpowiedzialność i na własny koszt, oświadczając jednocześnie, że jest się osobą pełnoletnią. Osoba niepełnoletnia może udać się na zlot pod warunkiem, że znajdzie się pełnoletnia osoba, która zaręczy opiekę nad osobą niepełnoletnią.

5. Uczestnik zgłasza swój udział w zlocie za pośrednictwem formularza na stronie internetowej. W zgłoszeniu uczestnik podaje dane według formularza ze strony internetowej.
W zgłoszeniu uczestnik zobowiązany jest do wyrażenia zgody na przetwarzanie i udostępnianie jego danych osobowych przez Organizatora o następującej treści: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez organizatora w celach związanych z organizacją i realizacją zlotu, w tym do przekazania ich w tym samym celu innym podmiotom świadczącym usługi związane ze zlotem, w szczególności usługi noclegowe i żywieniowe" lub poprzez końcową akceptację regulaminu.

6. Przed podjęciem decyzji o uczestnictwie w zlocie uczestnik powinien zapoznać się ze standardem ośrodka poprzez przeanalizowanie materiału zdjęciowego i wideo z poprzednich zlotów w celu uzyskania informacji o standardzie i wyglądzie miejsc noclegowych, standardzie wyżywienia, miejsca obserwacyjnego.

7. Bazą noclegową i organizacyjną jest ośrodek podany w ofercie. Zlot czy też Wyprawa jest imprezą zamkniętą i prawo przebywania na jej terenie mają wyłącznie osoby posiadające identyfikatory (o ile są wykonywane) - kart uczestnika. Kategorycznie zabrania się działań komercyjnych jak np. słowne oferty sprzedaży lub poprawy np. optyki, montaży. Podczas każdego ze zlotów jedna lub więcej nocy obserwacyjnych mogą być imprezami otwartymi dla wszystkich zainteresowanych. Datę dnia otwartego podaje organizator na forum AstroCD przed wyjazdem lub ze względu na warunki atmosferyczne nawet podczas jego trwania. Uczestnik zlotu ma obowiązek noszenia identyfikatora (o ile zostały rozdane) przez cały czas trwania imprezy w miejscu widocznym. Dotyczy to wszystkich uczestników bez jakichkolwiek wyjątków.

8. Opłata za uczestnictwo w zlocie jest podana w aktualnym ogłoszeniu w trakcie zapisów. Opłatę należy uiścić na rachunek bankowy organizatora w terminie podanym na stronie lub w treści poczty elektronicznej. Wszystkie opłaty związane ze zlotem (dopłaty, zwroty) należy konsultować wyłącznie z organizatorem. Właściciel ośrodka nie przyjmuje w terminie zlotów jakichkolwiek wpłat i nie zwraca jakichkolwiek kwot pieniężnych. Jedynym wyjątkiem jest regulowana u właściciela opłata za ew. kamping.

9. Dokonując wpłaty na rzecz pobytu oświadczasz, że wyrażasz zgodę na postanowienia zapisów niniejszego regulaminu. Rezygnacja z pobytu może wiąać się z poniesieniem części kosztów.
a) w przypadu zlotów w terminie do 40 dni zwracamy całą kwotę, natomiast jeśli do wyjazdu pozostało pomiędzy 21-40 dni, zwracamy 50% wpłaconych sum. Po tym terminie (na 20 dni przed wyjazdem) przekazujemy wpłatę na rzecz właściciela ośrodka i środki zostają przekazane na poczet obowiązkowych wpłat, związanych z rezerwacją.
b) w przypadku Wypraw Polskiego Towarzystwa Miłośników Astronomii, wpłacone zaliczki nie są zwracane.

10. Uczestnik jest zobowiązany do zajmowania wyznaczonych miejsc zakwaterowania przez organizatora zlotu. Informacja o przydzielonym miejscu podawana jest w postaci SMS'a otrzymywanego na kilka dni przed wyjazdem.
Małżeństwa i rodziny (różna płeć) zgłaszane do wyjazdu otrzymują własny pokój, nawet jeśli pozostaje w nim wolne łóżko lub łóżka. Osoby indywidualne oraz rodziny (ta sama płeć) otrzymują miejsca w pokojach z innymi indywidualnymi uczestnikami zlotu. Miejsca przydzielane są na podstawie zgłoszenia rezerwacyjnego.
Uczestnik zapewnia sobie indywidualnie i na własny koszt: dojazd do ośrodka zlotu, sprzęt do obserwacji, ciepłą odzież, inne usługi i świadczenia, które nie zostały wprost wymienione jako zapewnione przez organizatora w ramach opłaty. Istnieje możliwość rezerwacji konkretnych pokojów po konsultacji z organizatorem.

11. Nie ponosimy odpowiedzialności za szkody oraz zdarzenia powstałe na zlocie, przed i po zlocie w trakcie dojazdu lub powrotu. Wszystkie roszczenia z tytułu szkód każdy uczestnik ponosi osobiście. Również nie ponosimy odpowiedzialności za pozostawiony bez opieki sprzęt lub zaginione rzeczy uczestników zlotu. Znalezione rzeczy podczas zlotu należy natychmiast przekazać do organizatora lub właściciela obiektu. U nich również należy szukać w pierwszej kolejności zagubionych rzeczy.

12. W przypadku zauważenia braków w wyposażeniu pokojów, awariach technicznych, elektrycznych czy wodno-kanalizacyjnych, o zajściu należy powiadomić właściciela ośrodka, który dokona odpowiednich napraw. Zabrania się dokonywania napraw w własnym zakresie.

13. Zabrania się przeszkadzania innym uczestnikom zlotu w obserwacjach. Nie wolno przejeżdżać samochodami na światłach mijania, tym bardziej na światłach drogowych. Uprasza się, aby zawczasu uczestnicy wyłączali oświetlenie wnętrza swoich samochodów, świateł bagażnika, alarmów itp. Również świata podczas obserwacji powinny zostać wyłączone w pokojach, które każdy zajmuje. Zabrania się korzystanie z zielonych laserów za wyjątkiem sytuacji, w których nikt nie fotografuje nieba. Najlepiej przed włączeniem zapytać głośno, czy można go włączyć i w który rejon nieba będzie skierowany, a dopiero w przypadku zgody ogółu lub braku sprzeciwu, używać tych wskaźników.

14. Uczestnicząc w zlocie wyrażasz zgodę na fotografowanie i filmowanie siebie oraz osób towarzyszących. Materiał zdjęciowy i filmowy będzie publikowany wyłącznie na stronach związanych z AstroCD i PTMA.

15. Stronami umowy najmu miejsc noclegowych i o świadczenie usług wyżywienia są zarządzający ośrodkiem i uczestnik. Za te usługi wyłączną odpowiedzialność ponosi zarządzający ośrodkiem, a organizator pełni wyłącznie rolę pełnomocnika uczestnika przy zawarciu umowy.

16. Organizator dołoży starań, aby cała kwota opłat została wydatkowana na organizację i realizację zlotu. Ewentualna nadwyżka pomiędzy kosztami organizacji i realizacji zlotu a wpłaconymi przez uczestników opłatami zostanie przeznaczona na organizację konkursów. Organizator może również postanowić o zwrocie części lub całości nadwyżki na rzecz uczestników zlotu.

17. Na terenie ośrodka obowiązuje całkowity zakaz palenia! Prosimy jednocześnie o nie palenie w miejscach publicznych w których przebywają inny uczestnicy. Uwaga: Nie wolno zabierać ze sobą zwierząt.

18. Na terenie ośrodka obowiązuje cisza nocna w godzinach od 22.00 do 6.00. Uczestnik oświadcza, że dokonując rezerwacji zapoznał się z niniejszym regulaminem oraz będzie stosował się do regulaminu ośrodka.

19. Nie dostosowywanie się mimo ostrzeżeń do zapisów niniejszego regulaminu będzie skutkowało w przyszłości nie przyjmowaniem rezerwacji na kolejne wyjazdy od takich osób.